Wat is Routty en hoe werkt het?
Danny: ”Tot hiertoe moesten we onze aankoopfacturen altijd afprinten, inboeken en klasseren. Best een tijdrovend werkje. Routty is een tool waarmee we de aankoopfacturen onmiddellijk digitaal kunnen verwerken, goedkeuren en archiveren. De herkenningssoftware scant de factuur op de belangrijkste inhoud, zoals de datum, het bedrag, de klant en het factuurnummer. Vervolgens maakt Routty daar zelf een boekingsvoorstel van en na onze goedkeuring wordt het document automatisch doorgestuurd naar ons softwarepakket.”
Zijn er nog andere voordelen aan verbonden?
Hans: “Er is een goedkeuringsstroom gekoppeld aan het systeem. Daardoor kunnen we werken met het
4-ogenprincipe. Aangezien facturen goedgekeurd worden voor vrijgave betaling bouwen we hierdoor een extra controle in. Facturen zullen niet langer enkel goedgekeurd worden door de persoon die de bestelling heeft geplaatst, maar ook door een bijkomende goedkeurder en dit volgens een vooraf gedefinieerde goedkeuringsmatrix. Het grootste voordeel is de tijdswinst. Doordat we ondersteund worden door een software kunnen we ons meer gaan toeleggen op analyses.”
