Een bedrijf runnen, daar komt heel wat papierwerk bij kijken. Gelukkig kan tegenwoordig bijna alles digitaal. General Manager Hans en Finance Manager Danny leggen uit hoe Routty het leven binnen Finance binnenkort een pak makkelijker maakt.
“Digitalisering wordt meer en meer gangbaar. We willen niet achterblijven.” – Danny Weytjens, Finance Manager
Wat is Routty en hoe werkt het?
Danny: ”Tot hiertoe moesten we onze aankoopfacturen altijd afprinten, inboeken en klasseren. Best een tijdrovend werkje. Routty is een tool waarmee we de aankoopfacturen onmiddellijk digitaal kunnen verwerken, goedkeuren en archiveren. De herkenningssoftware scant de factuur op de belangrijkste inhoud, zoals de datum, het bedrag, de klant en het factuurnummer. Vervolgens maakt Routty daar zelf een boekingsvoorstel van en na onze goedkeuring wordt het document automatisch doorgestuurd naar ons softwarepakket.”
Zijn er nog andere voordelen aan verbonden?
Hans: “Er is een goedkeuringsstroom gekoppeld aan het systeem. Daardoor kunnen we werken met het
4-ogenprincipe. Aangezien facturen goedgekeurd worden voor vrijgave betaling bouwen we hierdoor een extra controle in. Facturen zullen niet langer enkel goedgekeurd worden door de persoon die de bestelling heeft geplaatst, maar ook door een bijkomende goedkeurder en dit volgens een vooraf gedefinieerde goedkeuringsmatrix. Het grootste voordeel is de tijdswinst. Doordat we ondersteund worden door een software kunnen we ons meer gaan toeleggen op analyses.”
Wat zette jullie ertoe aan om te digitaliseren?
Danny: “Digitalisering wordt meer en meer gangbaar. Grote instanties, zoals de overheid, werken al volledig digitaal. We kunnen en willen dus niet achterblijven. En uiteraard denken we ook aan het duurzaamheidsplaatje. Bedenk maar eens hoeveel papier je uitspaart als je niet meer elke aankoopfactuur hoeft af te drukken. Ook voor de archivering hoef je geen ruimte meer te voorzien.”
Hans: “We bekijken regelmatig welke processen we kunnen verbeteren. We willen meer efficiëntie en ook vooral meer data en inzichten krijgen waarmee we aan de slag kunnen.”
Er zijn gelijkaardige tools op de markt. Waarom kozen jullie voor Routty?
Hans: “We wilden vooral in zee gaan met een flexibele partner die volledig mee is met deze tijd. We stelden een shortlist samen met een viertal bedrijven, die kwamen vervolgens hun oplossing demonstreren. Dynatos, het bedrijf achter Routty, kwam als beste uit de bus. Dat jonge team is heel innovatief, waardoor onze samenwerking meteen ook future-proof is.”
Danny: “Nog een groot voordeel is dat Routty ook volledig onafhankelijk van ons ERP-pakket kan functioneren, en omgekeerd. Mochten we dus toch ooit willen veranderen van tool, kunnen we die zonder problemen loskoppelen.”
Wanneer gaan jullie van start?
Danny: “De uitrol is voorzien vanaf januari 2023. Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan de optimalisering van de tool. We moeten nog een paar zaken op punt stellen en daarna kunnen we beginnen. Vanaf nieuwjaar zou Routty up & running moeten zijn.”
Hans: “Het is voor iedereen nieuw. We nemen dus onze tijd voor de implementatie. De tool moet ontlastend werken en op termijn renderen. We zullen sowieso constant evalueren en bijsturen waar nodig.”
