20.09.2022

Le logiciel RH d’AFAS optimise l’administration de Deliva

Finis les appels téléphoniques ou les innombrables e-mails pour obtenir vos documents. Bientôt, vous pourrez facilement modifier et consulter votre dossier personnel sur le tout nouveau système d’administration du personnel AFAS. Donnons la parole à Lien Buyvoets, partenaire commercial aux RH.

 

Optimisation, optimisation, optimisation

 

Lien : « AFAS est un progiciel ERP, c’est-à-dire un système intégré permettant de gérer tous les aspects administratifs. AFAS offre de nombreuses possibilités, mais nous nous limiterons à certaines d’entre elles dans un premier temps. Au départ, la plateforme sera utilisée pour optimiser l’administration du personnel, le recrutement et la sélection, la communication, etc.

 

Les travailleurs pourront accéder à la plateforme pour gérer leur dossier personnel ainsi que pour ajouter ou modifier des données les concernant, par exemple leur nouvelle adresse, le nombre d’enfants à charge, etc. Cela permettra de réduire considérablement la “charge” administrative, tant pour les RH que pour les travailleurs. Ils pourront y apporter directement des modifications et ne devront donc plus contacter les RH par e-mail ou par téléphone.

 

Les travailleurs bénéficieront également d’une meilleure transparence puisqu’ils auront accès à l’entièreté de leur dossier RH. Tout passe par un seul canal. Qu’il s’agisse de nous soumettre des questions, de demander des congés ou encore de consulter des dossiers et fiches de paie. Et cerise sur le gâteau, la plateforme est assortie d’une application mobile particulièrement pratique. »

Pourquoi AFAS ? Je suppose qu’il existe d’autres systèmes similaires sur le marché.

Lien : « C’est exact ! Notre principale exigence résidait dans l’intégration totale avec les systèmes existants. Cela signifie notamment que la nouvelle plateforme devait pouvoir communiquer facilement avec notre secrétariat social de manière à ce que nous puissions récupérer les fiches de paie sans difficulté. Par ailleurs, nous utilisons un système d’enregistrement du temps par GPS, qu’il fallait également intégrer dans le nouveau système. AFAS répondait avec brio à toutes nos exigences. À présent, Liantis (secrétariat social), AFAS et le système GPS fonctionnent en lien étroit. »

 

 

Ça n’a pas dû être facile.

Lien : « C’est beaucoup de travail (rires), mais nous savons que nous en récolterons bientôt les fruits avec, à la clé, un gain de temps considérable et une meilleure transparence à l’égard du travailleur. À présent, le plus important est d’assurer un échange optimal des données, sans qu’une erreur se glisse dans le système. Heureusement, nous en sommes déjà à la phase finale et pouvons compter sur le soutien et les conseils de nos partenaires d’AFAS. »

« C'est beaucoup de travail, mais cela sera payant en termes d'efficacité du temps et de transparence à l’égard du travailleur. » 

Le lancement officiel aura lieu prochainement. Les travailleurs vont-ils s’en apercevoir ? Qu’est-ce qui va changer pour eux ?

Lien : « Nous souhaitons faciliter au mieux la vie de nos travailleurs. Par le passé, l’administration a été source de nombreux soucis. À terme, ce nouveau système devrait y remédier. Les travailleurs remarqueront forcément la différence, du moins au début, car ils devront utiliser le nouveau système, ce qui suscitera des doutes et des questions.  
Mais nous faisons le nécessaire pour que la transition vers AFAS se déroule dans les meilleures conditions.

 

La migration sera progressive. Vous pourrez donc toujours soumettre vos demandes via le système actuel ; il ne disparaîtra pas du jour au lendemain. Mais nous attendons des travailleurs qu’ils prennent le temps et l’engagement de se familiariser avec AFAS et qu’ils finissent par franchir le pas. Les employés doivent savoir que nous serons à leur disposition pour répondre à toutes leurs questions, et ce, à chaque étape du processus. »

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