30.11.2022

De HR-software van AFAS stroomlijnt administratie bij Deliva

Niet meer bellen of eindeloos mailen voor het verkrijgen van je documenten. Binnenkort is je personeelsdossier makkelijk aan te passen en te raadplegen zijn op het gloednieuwe personeelsadministratiesysteem AFAS. Aan het woord HR-businesspartner Lien Buyvoets.

Optimalisatie, optimalisatie, optimalisatie

 

Lien: “AFAS is een ERP-pakket, wat betekent dat het een geïntegreerd systeem is voor alle administratie. Er is heel veel mogelijk in AFAS, maar we starten beperkt. In eerste instantie zal het platform echter gebruikt worden voor de optimalisatie van de personeelsadministratie, werving en selectie, communicatie, etc.

 

Werknemers kunnen via het platform hun eigen persoonlijke dossiers beheren en gegevens toevoegen of aanpassen, bijvoorbeeld hun nieuw adres doorgeven, aangeven hoeveel kinderen er ten laste zijn, etc. Hierdoor valt een heel grote administratieve ‘last’ weg bij zowel de HR als de werknemers zelf. Zij kunnen namelijk rechtstreeks aanpassingen doorvoeren en moeten hiervoor niet meer mailen of bellen naar HR.

 

Dit biedt ook meer transparantie naar de werknemers toe aangezien zij zelf inzage hebben in hun complete HR-dossier. Alles gebeurt via één kanaal. Van vragen aan ons, tot aanvraag vakantie en het raadplegen van dossiers en loonfiches. Kers op de taart? Het platform is ook gekoppeld aan een handige app.”

Waarom AFAS? Ik neem aan dat er wel meer gelijkaardige systemen op de markt zijn.

Lien: “Klopt! Totale integratie met de bestaande systemen was de voornaamste vereiste. Zo moest het nieuwe platform makkelijk te koppelen zijn met ons sociaal secretariaat om loonstroken probleemloos te laten terugstromen. Daarnaast werken we ook met gps-tijdsregistratiesysteem. Ook dit moest te integreren zijn in het nieuwe systeem. AFAS voldeed met glans aan alle eisen. Zo werken nu drie partijen samen: Liantis (sociaal secretariaat) AFAS en het GPS-systeem.”

 

Dat is geen simpele opgave zo klinkt het.

Lien: “Het is inderdaad veel werk momenteel (lacht), maar we weten dat het op termijn zijn vruchten zal afwerpen. Zowel op vlak van tijdsefficiëntie als transparantie naar de werknemer toe. Het is nu vooral belangrijk dat alle gegevens probleemloos met elkaar kunnen communiceren en er geen fouten in het systeem sluipen. Gelukkig zitten we al in de eindfase en kunnen we op veel steun en begeleiding rekenen van onze partners bij AFAS.”

“Het is momenteel veel werk, maar op termijn zal het zijn vruchten afwerpen op vlak van tijdsefficiëntie en transparantie naar de werknemer toe.” 

Binnenkort gebeurt dan de officiële lancering. Gaan de werknemers hier veel van merken? Wat verandert er voor hen?

Lien: “We willen het onze werknemers zo makkelijk mogelijk maken. In het verleden zorgde administratie geregeld voor het nodige gedoe. Dit nieuwe systeem zal hier op termijn korte metten mee maken. Uiteraard zullen de werknemers hier in het begin wel iets van merken, zij zullen aan de slag gaan met het nieuwe systeem en daar komen altijd vragen en onduidelijkheden bij kijken.  
Maar wij doen het nodige om de overstap naar AFAS zo vlot mogelijk te laten verlopen.

 

De migratie verloopt ook geleidelijk. Je zal dus nog steeds je aanvragen kunnen doen via het huidige systeem, dit zal niet van vandaag op morgen verdwijnen. Maar, we verwachten wel dat werknemers de tijd nemen en het engagement tonen om AFAS te leren kennen en op termijn de volledige overstap maken. Hierbij is het vooral belangrijk dat alle werknemers weten dat wij altijd beschikbaar zijn voor al hun vragen tijdens elke stap in het proces.”

Meer van dit?

Job in de kijker: Chauffeur
30 november 2022

Job in de kijker: Chauffeur

Lars werkt intussen zo’n drie jaar als chauffeur bij Deliva. Hij rijdt voornamelijk naar klanten in de Ardennen, Luxemburg en Frankrijk. Ook stoomt hij de nieuwe chauffeurs klaar voor hun l...
Lees meer
Job in de kijker: Technieker
30 november 2022

Job in de kijker: Technieker

Massimo werkt sinds 2009 bij de Technische Dienst als onderhoudstechnieker. Hij groeide door tot ploegbaas en leidt vandaag een team van drie techniekers.
Lees meer
Deliva app
30 november 2022

Deliva app

De Deliva app zal bij de meesten wel een belletje doen rinkelen. Hiermee plaatsen onze klanten onder andere hun bestellingen. Maar wist je dat de app doorheen de jaren een flinke evolutie d...
Lees meer