Wie kan er allemaal een melding maken? En hoe doe je dat?
Marlies: “In principe kunnen zowel alle medewerkers van Deliva, Umami en Clean Minds, als externen (klanten, leveranciers, …) gebruik maken van het platform. Aan de prikklokken hangt een QR-code. Als je die scant, verschijnt er een invulformulier met keuzemenu. Hierin staan al een aantal eventuele meldingen opgelijst. Er is ook ruimte om je probleem te beschrijven en je kunt eventueel fotomateriaal toevoegen. Nadat je dit formulier hebt ingevuld, verzend je het. Vervolgens komt het bij de hr-dienst terecht en gaan we ermee aan de slag. Op de Umami-sites zal die code wellicht in het kantoortje van de siteverantwoordelijke hangen, in de buurt van de planning. Er zal op alle sites melding gemaakt worden van de plaats waar de code te vinden is.”
Wordt er altijd iets met een melding gedaan?
Marlies: ”Het platform is zo ontworpen dat er bij elke melding actie moet worden ondernomen. Daar staat een tijdslimiet van negentig dagen op. Ik registreer dan vervolgens de stappen die er gezet worden. Als het probleem is aangepakt of opgelost, wordt het dossier afgesloten. Is een melding te vaag, en komt er geen reactie op onze vragen voor informatie? Dan kan het zijn dat het dossier vroegtijdig wordt afgesloten. Daarom is het zo belangrijk om je gegevens goed bij te houden en regelmatig je dossier te checken. Want we moeten natuurlijk wel eerst weten wat er juist aan de hand is, voor we actie kunnen ondernemen.”
Wat is de uiteindelijke bedoeling van de meldingen?
Marlies: “We hebben al een erg open cultuur. Maar soms weten mensen niet goed bij wie ze terechtkunnen, of hebben ze toch wat schroom om iets te melden. Dit platform biedt hen de kans om hun verhaal te doen. En natuurlijk willen we ook gericht actie ondernemen om hen te helpen. Want we willen dat iedereen zich goed voelt in ons bedrijf.”
